作って終わりにしない。セミナー集客のフォローを毎日自動で回す
はじめに
セミナーの申込は集まっても、当日になると来てもらえない、というお悩みをよく伺います。
申込の受付、リマインド、出欠の確認は、一つひとつは小さな作業です。ただ、少人数の会社ほど後回しになりやすいところでもあります。仕組みは作っただけでは成果につながらず、毎日回り続けて初めて効いてくるのかなと感じます。
起きたこと
個人向けに資産相談を行う金融アドバイザーの会社で、セミナー集客の裏側を自動で回す仕組みを組みました。
今は毎朝8時に処理が動き、日中は15分おきに新しい申込を確認しています。申込から3日以内の方には、受付メールを自動で送ります。古い申込や日程の振替は、誤送信を避けるために下書きに留め、担当者が確認してから送ります。
リマインドは3回です。開催の7日前、前日の18時、当日の開始75分前に自動で送ります。パソコンが止まっていた日も、その日のうちに再開すれば送れなかった分を送ります。同じ方に二重に送らないよう、送信済みかどうかも照合しています。
開催後は、オンライン会議の参加ログを書き出して渡し、出欠を記録します。ここだけは今も手作業が残っています。
数字で見ると、リマインドを入れる前の回は、申込14名に対して参加3名（21%）でした。3回のリマインドを全員に送った回は、申込8名に対して参加5名（62%）でした。
人数が少なく、開催の曜日や時間帯も違うため、リマインドだけの効果とは言い切れません。ただ、入れる前の回を申込日順に並べると、開催日の6日以上前に申し込んだ9名は全員欠席で、参加した3名はいずれも5日以内に申し込んだ方でした。申込から開催まで間が空くほど忘れられやすく、7日前と前日の連絡は、その間を埋めるためのものです。
回り続けている理由
1つ目は、自動で送ってよいものと、人が確認してから送るものを分けたことです。決まった文面で済むものは自動にし、判断が要るものは下書きに留めています。
2つ目は、出欠を必ず記録することです。最初の3回は出欠が残っておらず、参加率を出せていません。記録がないと、何が効いたのかを後から確かめられません。
3つ目は、止まっても追いつく作りにしたことです。毎日動く仕組みは、いつか必ずどこかで止まります。止まった日をどう取り戻すかまで決めておくと、担当者が張り付かなくても回り続けます。
自社で進めるなら
1つ目は、まず出欠の記録から始めることです。申込数と参加数が回ごとに残っていれば、打ち手の効果を比べられます。
2つ目は、申込から開催までの間に、いつ・何回連絡するかを決めることです。
3つ目は、自動で送るものと、人が確認してから送るものの線を引くことです。その線が決まれば、残りは仕組みに任せられます。